Domine seu Gmail com estas dicas essenciais


Seu email pode parecer uma lista de tarefas sem fim e em um mundo onde a tecnologia faz com que você esteja mais conectado ao trabalho do que nunca, como você estabelece regras básicas para manter sua energia, seu foco afiado e sua sanidade intacta?

O Gmail teve seu aniversário no início desta semana e por 15 anos tem sido um colaborador útil para bilhões de pessoas em todo o mundo.  Veja as 10 principais dicas de gerenciamento de e-mail para você:

1 – Reduza as notificações

Não se preocupe com as notificações de cada novo e-mail – verifique seu e-mail de maneira proativa. No seu telefone, você pode configurar notificações para determinados e-mails , como aqueles do seu chefe. Isso ajudará você a identificar e-mails importantes e a desconectar quando quiser.

2 – Responda em até 24 horas, mesmo que seja apenas para fazer presença

Você provavelmente não conseguirá acessar todos os e-mails dentro de 24 horas, mas poderá evitar outro e-mail de acompanhamento de um colega de trabalho. Dando uma atualização de status – “Olá, recebi este e-mail, mas não o conseguirei até o final desta semana!” – é uma ótima maneira de definir expectativas e mostrar a elas que você está envolvido.

3 – Feche o seu email 1 ou 2 vezes por dia

O email é necessário para fazer o seu trabalho, mas também é a melhor distração. A maioria das pessoas o deixa aberto todo o dia e verifica a cada 30 minutos (se não mais).

Tente fechar a guia de e-mail quando tiver tempo para fazer um trabalho profundo: a capacidade de se concentrar sem distração em uma tarefa exigente.

4 – Não clique em um e-mail mais do que duas vezes

Se você ler um e-mail, em seguida, marque-o como não lido, você terá que lê-lo novamente para lembrar o que fazer com ele. Leia-o uma vez para escanear e marcar sua ação futura (por exemplo, rotular como “deve responder” ou “fazer esta semana”) e mais uma vez quando você responder.

5 – A classificação, a leitura e a resposta a e-mails devem ser atividades separadas

A maioria das pessoas alterna entre a classificação de um e-mail para mais tarde, a leitura de uma, a resposta a uma e a repetição. Perdemos muita energia alternando entre essas atividades. Em vez disso, diga a si mesmo “agora mesmo estou classificando tudo”. Então, quando terminar, leia tudo o que precisa ler.

6 – Mantenha e-mails que exigem ação clara – caso contrário, arquive ou exclua

Quando sua caixa de entrada contém e-mails sem itens de ação claros, isso dá ao seu cérebro a falsa sensação de ter muito a fazer.

Mantenha e-mails que exigem ação clara - caso contrário, arquive ou exclua
Mantenha e-mails que exigem ação clara – caso contrário, arquive ou exclua

Seja implacável com a exclusão, o arquivamento ou a suspensão de e-mails que não exigem ação imediata de alguma forma.

7 – Ignore alguns e-mails

cada e-mail que você vê ocupa um pequeno pedaço de sua energia. Portanto, cada item da sua caixa de entrada deve ser algo que você precisa ver.

O Gmail permite criar filtros para que determinados e-mails “pulem sua caixa de entrada” e não sejam exibidos como novos e-mails. Por exemplo, se você receber muitos boletins informativos por e-mail, configure um filtro com “Tem as palavras: cancelar a inscrição” – agora, esses e-mails não o distrairão, mas você poderá pesquisá-los mais tarde.

8 – Não misture os seus emails lidos e não lidos

Combinar emails lidos e não lidos na sua caixa de entrada é uma receita para a ansiedade. Novos e-mails devem entrar em uma seção e os e-mails que você já leu e exigem uma ação devem estar em uma seção diferente.

Você pode criar um painel de Várias caixas de entrada ou “mover” emails para um rótulo diferente que denota uma ação específica (como “Fazer” ou “Acompanhamento”).

9 – Para manter o foco, mantenha o novo e-mail fora de vista

Pode ser difícil responder a e-mails urgentes quando você está constantemente tentado a abrir os novos e brilhantes e-mails que acabaram de chegar. Abra uma seção como os seus “ e-mails adiados ” (e-mails que você salvou para mais tarde) ou o seu “ E-mails com estrela”(seus e-mails de alta prioridade) para que você possa se concentrar nessas tarefas, em vez de se distrair com novos e-mails.

10 – Para encontrar o que você precisa, basta pesquisar

Os marcadores de e  mail podem ajudar você a se organizar, mas pense em como o Google começou. Pesquise!A pesquisa no seu e-mail – em vez de procurar nas etiquetas – é, na verdade, uma maneira mais rápida de encontrar o e-mail que você está procurando.

Você pode pesquisar por data, remetente, assunto (e mais) e pode ser ainda mais específico com consultas como “has: attachment” ou “older_than: 6m” (m = meses).


Luiz Eduardo Fonseca

Infra @ Powertic, Rails Developer, Maintainer do Mautic Docker e do Saelos Docker, Revisor da Tradução do Mautic, Administrador da Comunidade Mautic Brasil.

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